Published: 11 Jan 04
Met in totaal 380 vestigingen in Nederland behoort Vedior NV tot de top van de zakelijke dienstverleners op het gebied van flexibel werk. Naast Vedior Personeelsdiensten gaat het daarbij om diverse werkmaatschappijen, zoals Dactylo, Teleprofs en Mailprofs (2200 werkplekken in totaal). Een goed georganiseerde ICT-afdeling is dan ook onontbeerlijk in deze organisatiegrootte. In het mainframe op het hoofdkantoor van Vedior in Amsterdam worden alle urenbriefjes en andere informatie, die in het productiesysteem is ingevoerd, verwerkt. Tot voor kort werd deze informatie uitgedraaid op printers, naar vestiging en doelgroep onderscheiden en vervolgens per post verstuurd. Een omslachtige procedure, die bovendien een enorme hoeveelheid papier genereerde. Dankzij Report2Web van softwareleverancier Redwood behoort deze situatie tot het verleden.
Volgens manager ICT van Vedior, Ron Korevaar, waren er drie aanleidingen om verandering aan te brengen in het systeem. Op strategisch niveau bestond grote behoefte aan gedifferentieerde informatie. Niet alle vestigingen hebben immers behoefte aan dezelfde informatie. Bovendien bestond de wens om op elk gewenst moment over specifieke informatie te beschikken en niet te hoeven wachten op de post die op vaste tijden een doos papier bij de vestigingen afleverde.
Op tactisch niveau speelde de (communicatieve) vraag in hoeverre je kiest voor een een push-, dan wel een pull-mechanisme. De oude situatie kenmerkte zich door een push-mechanisme in de meest zuivere vorm: de informatie werd gestuurd naar de plaats waar deze nodig was op een door het hoofdkantoor vastgesteld tijdstip. Bij een pull-mechanisme daarentegen bepalen de gebruikers zelf wanneer ze welke informatie nodig hebben, waarbij de informatie centraal beschikbaar wordt gesteld. Op operationeel niveau ten slotte stond het kostenaspect centraal. Van de bijvoorbeeld 1000 vellen papier die een vestiging ontving, waren er slechts 10 relevant. Het was zelfs de vraag of er eigenlijk wel papier nodig was en of dezelfde informatie niet elektronisch kon worden aangeleverd.
Webgebaseerd
In eerste instantie besloot de ICT-afdeling van Vedior naar een rapportagesysteem te zoeken waarmee de feitelijke distributie kon worden aangepakt. De aanwezige, complexe inhoud bleek evenwel bijzonder moeilijk naar dit systeem te vertalen, terwijl dit een voorwaarde was voor de oplossing van het distributievraagstuk. Na een drie maanden durende pilot, waarbij wekelijks een 1000 pagina's tellende rapportage in zijn nieuwe vorm werd gegeneerd, werden de pogingen gestaakt.Een nieuwe, simpele oplossing diende zich aan: Report2Web van Redwood, een softwareprogramma waarmee het vinden en werken met rapportages heel eenvoudig is. De gebruiker van Report2Web krijgt een mappenstructuur aangeboden, waarin de rapportages die hij mag raadplegen gestructureerd zijn ondergebracht. Het webgebaseerde programma kent uitgebreide selectie- en zoekmogelijkheden, waarbij gebruik wordt gemaakt van een browser.
Bij Report2Web is het niet noodzakelijk inhoudelijk veranderingen door te voeren in de rapportages, voordat ze gedistribueerd kunnen worden. Dat onderscheidt Report2Web van de gangbare rapportagesystemen.
Niet op papier, maar op het scherm
Het klinkt eenvoudig en het ís ook eenvoudig. In een tijdsbestek van een dag bereikten medewerkers van Redwood dat een rapport, waarvan voorheen een uitdraai moest worden gemaakt, onmiddellijk - in zijn oorspronkelijke vorm - op het scherm kan worden getoond en via Intranet gedistribueerd. 'Dat was een echte eye-opener', aldus Korevaar.De daarop volgende stap was het aanbrengen van niveaus waarop de informatie gedistribueerd moest worden. Met andere woorden: het op zodanige wijze structureren van het productiesysteem dat de te onderscheiden doelgroepen, zoals het topmanagement en de regio- en vestigingsdirecteuren, via een eigen username en password toegang hebben tot de voor hen relevante informatie. Die activiteit heeft de eigen systeemarchitect van Vedior verricht. Immers, alleen intern kan worden beslist wie van welke informatie op de hoogte moet (en mag) zijn. Voor de uitvoering van de wekelijkse productie en het aanbrengen van eventuele wijzigingen in de distributiestructuur heeft een helpdeskmedewerker van Vedior een korte cursus gevolgd bij Redwood. Op basis daarvan kan deze medewerker nu en in de toekomst het systeem beheren. Een life-time-contract met Redwood is dan ook niet noodzakelijk. Nu Report2Web is geïnstalleerd, is de rol van Redwood in feite uitgespeeld.
Informatie op maat
Het basissysteem is nu gereed en wordt ook reeds gebruikt; op dit moment nog naast het oude systeem met de printstraat, maar dat is een kwestie van tijd. De grote vraag is natuurlijk hoe de eindgebruikers reageren op het nieuwe systeem. 'Voorspelbaar gevarieerd', is het antwoord van Korevaar die de overgang van een papieren naar een elektronisch systeem - en daarmee van een push- naar een pullmechanisme - als een cultuurverandering typeert. 'Gebruikers moeten wennen aan de situatie dat zij zelf moeten gaan 'shoppen' en kiezen, en de informatie niet meer automatisch voorgeschoteld krijgen. Maar de meesten zien het als een duidelijke verbetering en het aantal dat reeds van het nieuwe systeem gebruikt maakt neemt dagelijks toe. Wij van onze kant maken ook een leerproces door. Zo raken wij bij een puur pull systeem het zicht kwijt op het gebruik van de beschikbare informatie. Hoe kunnen wij ervan verzekerd zijn dat essentiële informatie, die cruciaal is voor het nemen van beslissingen, daadwerkelijk wordt geraadpleegd? Op strategisch niveau komt daarbij nog een ander aspect kijken. Daar speelt de vraag: hoe zien wij de ontwikkeling van de diverse werkmaatschappijen? Tot nu toe ontvingen de vestigingen uniforme informatie, waaruit zij zelf de voor hen relevante informatie - letterlijk - knipten. Met Report2Web is het mogelijk informatie zeer gericht te selecteren en onze klanten op maat te bedienen.'
Prachtig resultaat
Aanzienlijke kostenbesparing, informatie op maat en op het tijdstip dat de gebruiker die informatie nodig heeft, en verbetering van de kwaliteit van de distributie (geen fout geadresseerde informatie meer). Het zijn deze voordelen die Vedior dankzij Report2Web heeft behaald. Korevaar bereikt maandelijks een fikse kostenbesparing, een besparing die nog is toegenomen nu ook (management)informatie uit andere systemen dagelijks wordt gebruikt voor essentiele managementbeslissingen. Report2Web is zo ontworpen dat bijvoorbeeld vervanging van het productiesysteem geen invloed heeft op de werking van Report2Web. Want, zoals Korevaar het zegt: 'Hoe gek de informatie ook is, met Report2Web kan alles worden gedistribueerd.'
Contact Redwood Software:
Global
Patricia Kelly
Director of Analyst and Public Relations
+1 248 628 3563
pr@redwood.com
Europe
Sheila Badoux
Marketing Communications
+31 30 635 4555
pr@redwood.com
